🌀 Licencia por maternidad: guía completa de obligaciones, plazos y gestión de nómina🤰

Introducción

La licencia por maternidad no debe manejarse como una simple ausencia en la nómina. Para la empresa, implica revisar derechos laborales, certificados de incapacidad, subsidios del IMSS, control de incidencias y conservación del puesto de la trabajadora. Para que no se vuelva un relajo, el área de nómina debe tener claro cuándo inicia el descanso, quién paga, cómo se registra y qué documentos deben respaldar el movimiento. Índice

1. ¿Qué es la licencia por maternidad?

2. Duración del descanso por maternidad

3. ¿Quién paga durante la incapacidad?

4. Requisitos para el subsidio del IMSS

5. Obligaciones del patrón

6. Gestión correcta en nómina

7. Regreso al trabajo y periodo de lactancia

8. Conclusión

1. ¿Qué es la Licencia por maternidad?

La licencia por maternidad es el periodo de descanso protegido que tiene una trabajadora antes y después del parto. En palabras simples, la trabajadora deja de prestar servicios por causa de maternidad, pero conserva sus derechos laborales y su relación de trabajo.

Además, permite transferir hasta cuatro de las seis semanas previas al parto para después del nacimiento, siempre que exista solicitud de la trabajadora y autorización médica correspondiente.

2. Duración del descanso por maternidad

La regla general es de 12 semanas, distribuidas en seis semanas antes del parto y seis semanas después. Sin embargo, en la práctica el IMSS puede expedir un certificado único de incapacidad por maternidad por 84 días naturales, que ampara tanto el periodo prenatal como el postnatal.

Dicho de otra forma, aunque laboralmente se habla de semanas, en la operación de nómina muchas empresas trabajan con el certificado de incapacidad emitido por el IMSS.

Ese documento es clave porque indica los días amparados y permite justificar la ausencia de la trabajadora en el sistema de nómina.

3. ¿Quién paga durante la incapacidad por maternidad?

Cuando la trabajadora cumple con los requisitos establecidos en la Ley del Seguro Social, el IMSS puede pagar un subsidio por maternidad. El artículo 101 de la LSS establece que la asegurada tiene derecho, durante el embarazo y el puerperio, a un subsidio en dinero equivalente al 100% del último salario diario de cotización, por 42 días anteriores y 42 días posteriores al parto.

Además, el IMSS señala que para el certificado único de incapacidad por maternidad el pago corresponde al 100% del salario registrado ante el IMSS al inicio de la semana 34 de gestación, por el total de días amparados en el documento, hasta por 84 días.

El punto fino está en esto: si el salario registrado ante el IMSS no está actualizado o no coincide con la realidad laboral, el subsidio puede calcularse con una base incorrecta. Ahí es donde nómina y seguridad social deben estar bien amarradas.

4. Requisitos para que proceda el subsidio del IMSS

Para que la trabajadora tenga derecho al subsidio por maternidad, el artículo 102 de la Ley del Seguro Social establece tres requisitos principales: haber cubierto al menos 30 cotizaciones semanales en los 12 meses anteriores al inicio del pago del subsidio, que el IMSS certifique el embarazo y la fecha probable de parto, y que la trabajadora no realice trabajo remunerado durante los periodos de descanso.

En la práctica, esto significa que el patrón debe revisar con cuidado la situación de la trabajadora. Si no cumple las semanas cotizadas, puede presentarse una diferencia importante en la forma en que se cubre el periodo.

5. Obligaciones del patrón durante la licencia por maternidad

El patrón no puede tratar la maternidad como una falta injustificada ni como motivo para terminar la relación laboral. La Ley Federal del Trabajo prohíbe prácticas discriminatorias relacionadas con el embarazo y protege los derechos de la trabajadora durante este periodo.

Además, durante la licencia, la empresa debe conservar el puesto de la trabajadora, respetar su antigüedad y registrar correctamente la incapacidad en nómina. No se trata solo de “no pagar esos días”; se trata de documentar bien la ausencia y reflejarla correctamente en los sistemas internos.

6. Gestión correcta en nómina

Para manejar correctamente una licencia por maternidad, el área de nómina debe solicitar y conservar el certificado de incapacidad emitido por el IMSS, verificar los días autorizados, registrar la incidencia en el periodo correspondiente y revisar el impacto en el recibo de nómina.

En el CFDI de nómina, la incapacidad debe reflejarse de manera congruente con el periodo pagado y con la información laboral. Si el IMSS cubre el subsidio, la empresa debe evitar duplicar pagos que no correspondan, pero también debe revisar si existen conceptos adicionales que sí deban pagarse conforme a contrato, política interna o prestaciones superiores.

También debe revisarse el salario base de cotización. Si antes de la incapacidad hubo cambios salariales, prestaciones integrables o modificaciones pendientes, el patrón debe asegurarse de que el salario reportado al IMSS sea correcto. En seguridad social, un dato atrasado puede parecer chiquito, pero cuando llega el subsidio, se vuelve grandote.

7. Regreso al trabajo y periodo de lactancia

Al concluir la licencia, la trabajadora tiene derecho a reincorporarse a su puesto. Además, la LFT reconoce derechos relacionados con la lactancia. El artículo 170 contempla descansos extraordinarios durante el periodo de lactancia, lo cual debe considerarse en la administración laboral y en la organización interna de la empresa.

En la práctica, RH y nómina deben coordinarse para confirmar la fecha de regreso, cerrar correctamente la incidencia de incapacidad, actualizar controles de asistencia y evitar descuentos indebidos. También conviene documentar cualquier acuerdo operativo relacionado con horarios, lactancia o reincorporación.

Conclusión

La licencia por maternidad exige orden laboral, soporte documental y buena gestión de nómina. La empresa debe respetar el descanso, conservar el puesto, registrar correctamente la incapacidad y revisar que el salario ante el IMSS esté actualizado.

Para la trabajadora, el certificado de incapacidad y el cumplimiento de semanas cotizadas son piezas clave para acceder al subsidio. Para el patrón, la clave está en no improvisar: validar fechas, documentos, salario base de cotización y tratamiento en el CFDI de nómina.

Si tu empresa maneja nómina, IMSS e incapacidades, este tema no puede quedar “a ver cómo sale”. Porque en maternidad, como en seguridad social, el detalle mal capturado puede terminar en diferencias, aclaraciones o pagos incorrectos.

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