⚠️ ¡Ignorar la Nómina de Empleados puede costarte multas, demandas y hasta el cierre de tu negocio! Descubre cómo cumplir sin errores
- Expertos en Nómina
- 18 jul
- 5 Min. de lectura
Actualizado: 21 jul
Introducción
La nómina de empleados es más que un simple recibo de pago. Es una obligación legal y fiscal que puede traerte muchos problemas si no la llevas correctamente. Ya sea que tengas un solo trabajador o una plantilla de 100 empleados, si no emites los CFDI de nómina, si no calculas correctamente las cuotas al IMSS, o si no respetas las prestaciones de ley, podrías enfrentar multas, auditorías o incluso demandas laborales.
En este blog te explicaremos qué es la nómina de empleados, qué debe contener, qué obligaciones implica, quién puede elaborarla y cómo evitar errores comunes que afectan a muchas empresas.
Índice
1. ¿Qué es la nómina de empleados?
La nómina de empleados es el registro que toda empresa debe llevar para documentar el pago de sueldos, salarios y prestaciones a sus trabajadores. También incluye las deducciones legales (como ISR, IMSS, Infonavit) y sirve como prueba de cumplimiento ante autoridades como el SAT, el IMSS y la STPS.
Además, la nómina debe emitirse mediante CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) conforme a los lineamientos del SAT, lo que implica una estructura específica que detalla percepciones, deducciones, días trabajados y más.
2. ¿Qué debe contener una nómina en México?
Según la Ley Federal del Trabajo y el SAT, una nómina correctamente elaborada debe incluir:
Datos del patrón (RFC, razón social) y del trabajador (RFC, CURP, NSS)
Fecha de inicio de la relación laboral
Periodicidad de pago (semanal, quincenal, mensual)
Días trabajados y tipo de contrato
Sueldo diario y sueldo base de cotización (SBC)
Percepciones: sueldo, aguinaldo, vacaciones, bonos, comisiones, etc.
Deducciones: ISR, cuotas IMSS, Infonavit, préstamos, etc.
Neto a pagar
CFDI de nómina con complemento 1.2 timbrado
3. Tipos de percepciones y deducciones más comunes
Percepciones:
Sueldo base
Bonos de productividad
Horas extra
Prima vacacional
Aguinaldo
Comisiones
Gratificaciones
Deducciones:
Impuesto Sobre la Renta (ISR)
Cuotas obrero-patronales al IMSS
Retención Infonavit (en caso de crédito)
Préstamos personales autorizados
Faltas o retardos injustificados
Aportaciones voluntarias al retiro
4. Obligaciones fiscales y laborales relacionadas con la nómina
El patrón está legalmente obligado a:
✅ Registrar a sus empleados ante el IMSS
✅ Calcular y retener correctamente el ISR
✅ Enterar las cuotas al IMSS e Infonavit en tiempo y forma
✅ Emitir y timbrar los CFDI de nómina
✅ Otorgar prestaciones mínimas de ley (vacaciones, aguinaldo, prima vacacional, etc.)
✅ Cumplir con reportes al SAT (como la declaración de sueldos y salarios)
✅ Integrar correctamente el salario base de cotización
5. Multas por errores en la nómina
Los errores en la nómina pueden salir muy caros. Aquí algunos ejemplos:
SAT: No timbrar el CFDI:
El Artículo 83, fracción VII del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece como infracción relacionada con la obligación de llevar contabilidad, "No llevar los controles e informes sobre el registro de operaciones de ingresos, egresos, inversiones y cualquier otro dato relevante para el control tributario que señalen las disposiciones fiscales". La sanción por esta infracción, según el Artículo 84, fracción IV del CFF, es de $11,000.00 a $62,860.00, salvo para contribuyentes con ingresos menores a $1,967,870.00 en el ejercicio inmediato anterior, en cuyo caso la multa será de $1,100.00 a $2,200.00. En caso de reincidencia, se podrá clausurar preventivamente el establecimiento.
IMSS: No determinar correctamente las cuotas obrero-patronales
Artículo 304-A, fracción IV: Esta fracción se refiere a la obligación de los patrones de determinar correctamente las cuotas obrero-patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y pagarlas dentro de los plazos establecidos. No cumplir con esta obligación, ya sea por no determinar las cuotas o por hacerlo fuera de tiempo, constituye una infracción.
Artículo 304-B:Este artículo establece las sanciones para las infracciones a la LSS, y en el caso específico de la fracción IV del artículo 304-A, se aplica una multa que puede variar entre 20 y 350 veces el salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.
Si un patrón no determina correctamente las cuotas obrero-patronales o no las paga a tiempo, el IMSS puede imponer una multa que va desde 20 hasta 350 veces el salario mínimo. La cantidad específica de la multa dependerá de la gravedad de la infracción y las circunstancias particulares del patrón, según lo indica el artículo 304-B de la LSS
STPS: No respetar derechos laborales → demandas laborales con pagos retroactivos
Infonavit: Falta de pagos → recargos, actualizaciones y pérdida de beneficios para el trabajador
Una nómina mal hecha puede ocasionar conflictos con empleados, revisiones fiscales, e incluso la pérdida del REPSE si estás registrado como empresa de servicios especializados.
6. ¿Quién puede hacer una nómina correctamente?
Aunque muchas personas creen que sólo los contadores pueden hacer nóminas, lo cierto es que cualquier persona capacitada en:
Ley Federal del Trabajo
IMSS e Infonavit
Retenciones de ISR
CFDI de nómina
Software de nómina y SUA puede encargarse de la nómina de empleados con éxito.
👉 Muchos de nuestros alumnos son de recursos humanos, administración, derecho laboral o incluso emprendedores sin formación contable.
7. Mejores prácticas para llevar una nómina eficiente
📅 Llevar control estricto de asistencia y faltas
📂 Tener expedientes laborales completos y actualizados
💻 Usar sistemas actualizados de timbrado y cálculo
🧮 Verificar las tablas del SAT, cuotas del IMSS e Infonavit periódicamente
📊 Automatizar reportes al IMSS, SAT e Infonavit
📥 Guardar respaldo de todos los CFDI de nómina
🧾 Capacitar constantemente al personal encargado
8. ¿Qué sistemas o programas existen para hacer la nómina?
Entre los más utilizados están:
✅ SUA (Sistema Único de Autodeterminación) – IMSS
✅ IDSE (IMSS desde su empresa) – movimientos afiliatorios
✅ Mi Nómina del SAT – emisión gratuita de CFDI
✅ Aspel NOI, CONTPAQi, Bind ERP, Nomilinea – sistemas especializados
9. Conclusión
La nómina de empleados es una herramienta fundamental para cumplir con tus obligaciones fiscales y laborales. No es solo un recibo: es la forma en que demuestras que pagas correctamente, respetas los derechos de tus trabajadores y cumples con las autoridades.
Llevar una nómina mal puede generarte multas, conflictos legales e incluso pérdida de tu reputación como empleador. Pero si la haces bien, estarás protegiendo tu empresa, a tus trabajadores y tu tranquilidad.
🎓 ¿Quieres aprender a hacer una nómina de empleados completa, sin errores y cumpliendo con el SAT, el IMSS y la Ley Federal del Trabajo?
Te invitamos a nuestro Curso Experto en Nómina con Seguridad Social, donde aprenderás:
✅ Prestaciones de ley
✅ ISR e IMSS
✅ CFDI de nómina timbrado
✅ Uso de SUA, IDSE y herramientas en Excel
✅ Acceso a manuales, grabaciones y constancia DC3
🎯 Modalidad presencial en CDMX y online en vivo para todo México🔗 Inscríbete aquí: www.icopymeconsultoria.com/curso-en-nominas
Comentarios