El SAT cerró la puerta: las personas físicas ya no pueden inscribir a sus trabajadores al RFC y la nómina puede quedar detenida.
- Contador Fiscal
- hace 4 días
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Introducción
Contratar a una persona implica mucho más que acordar un sueldo y definir un horario.
Para emitir el CFDI de nómina, calcular correctamente el ISR y vincular los pagos con la identidad fiscal del trabajador, se necesita una clave válida en el Registro Federal de Contribuyentes.
Hasta aquí, nada nuevo. El problema aparece cuando el trabajador todavía no tiene RFC y quien lo contrata es una persona física empleadora, por ejemplo, un médico con consultorio, una arquitecta con personal administrativo, el propietario de un restaurante, una persona física en RESICO o un profesionista que comenzó a formar un equipo de trabajo.
Índice
¿Qué establece la ficha 4/CFF vigente?
¿Por qué el SAT restringió el trámite?
La discusión detrás del artículo 27 del CFF
¿La persona física deja de tener obligaciones como patrón?
¿Quién debe tramitar el RFC del trabajador?
¿Cómo puede inscribirse el trabajador al RFC?
El impacto directo en el CFDI de nómina
RFC, CURP, Número de Seguridad Social y alta en el IMSS
El problema para pequeños empleadores
¿Qué ocurre si el trabajador ya tenía RFC?
Un caso práctico
¿Puede cambiar nuevamente la ficha 4/CFF?
Conclusión
¿Qué establece la ficha 4/CFF vigente?
La ficha 4/CFF regula el procedimiento mediante el cual un empleador puede solicitar la inscripción de sus trabajadores al RFC. Se encuentra dentro del Anexo 2 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026.
Esto significa que una sociedad anónima, una sociedad de responsabilidad limitada, una sociedad civil, una asociación civil u otra entidad con personalidad jurídica puede presentar la solicitud para inscribir a sus trabajadores. En cambio, una persona física con actividad empresarial, profesional o comercial queda fuera del procedimiento.
El procedimiento tampoco consiste en capturar solamente un nombre y una CURP. La persona moral debe preparar un archivo de texto con información específica de cada trabajador, entre la que se encuentra:
CURP.
Apellidos y nombre.
Fecha de inicio de la relación laboral.
Tipo y nivel estimado de ingresos.
RFC del empleador.
Correo electrónico del trabajador.
Número telefónico.
También se revisa que tenga activa su obligación de retener ISR por salarios, domicilio localizado, Buzón Tributario habilitado, opinión de cumplimiento positiva y antecedentes de emisión de CFDI de nómina.
¿Por qué el SAT restringió el trámite?
La explicación proporcionada por la autoridad señala que se detectó un uso indebido de la facilidad administrativa que permitía a las personas físicas empleadoras formalizar fiscalmente a sus trabajadores.
A partir de esta situación, el SAT determinó limitar el procedimiento de inscripción a las personas morales. Dicho de otra forma, la autoridad decidió cerrar el acceso completo a las personas físicas, en lugar de mantenerlo con validaciones adicionales similares a las que actualmente aplica a las empresas.
Lo concreto, mientras no exista una modificación, es que una persona física empleadora no puede presentar la ficha 4/CFF. El trabajador deberá obtener su RFC mediante otro procedimiento.
La discusión detrás del artículo 27 del CFF
El apartado A, fracción IV, establece que las personas que realicen pagos por salarios deben cumplir con la obligación prevista en el apartado B, fracción VII. Esa fracción señala que debe solicitarse la inscripción de los contribuyentes que reciben pagos por salarios, además de proporcionar su correo electrónico, número telefónico o los medios de contacto determinados por la autoridad.
Sin embargo, el apartado D, fracción IV, indica que los trabajadores deberán entregar los datos necesarios a las personas morales en quienes recaiga la obligación de inscribirlos. El SAT se apoya en esa referencia para sostener que la obligación de tramitar la inscripción corresponde a las personas morales.
¿La persona física deja de tener obligaciones como patrón?
No. La restricción únicamente afecta el procedimiento para inscribir trabajadores al RFC mediante la ficha 4/CFF.
Una persona física que contrata personal subordinado continúa obligada a calcular la nómina, retener el ISR correspondiente, enterarlo a la autoridad y emitir los CFDI por las remuneraciones pagadas.
También debe cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social que correspondan, incluyendo el registro patronal, el alta de trabajadores en el IMSS, el cálculo de cuotas obrero-patronales y, cuando proceda, las aportaciones y amortizaciones relacionadas con el Infonavit.
Por lo tanto, no poder tramitar el RFC del trabajador no significa que la persona física pueda pagar salarios sin CFDI o retrasar indefinidamente el cumplimiento de la nómina.
¿Quién debe tramitar el RFC del trabajador?
Cuando el empleador es una persona física, la inscripción tendrá que ser solicitada por el propio trabajador.
El Código Fiscal reconoce que las personas físicas obligadas a inscribirse pueden presentar su propia solicitud. Además, la autoridad ha señalado que los trabajadores Cuando el empleador es una persona física, la inscripción tendrá que ser solicitada por el propio trabajador.
El Código Fiscal reconoce que las personas físicas obligadas a inscribirse pueden presentar su propia solicitud. Además, la autoridad ha señalado que los trabajadores pueden utilizar la ficha 1/CFF, correspondiente a la inscripción de personas físicas, o la ficha 3/CFF, que permite realizar la inscripción mediante Oficina Virtual.
Esto cambia la dinámica de contratación. La persona física empleadora ya no puede concentrar la información de varios trabajadores y enviarla directamente. Cada empleado sin RFC tendrá que participar en el proceso, entregar sus documentos y concluir su inscripción.pueden utilizar la ficha 1/CFF, correspondiente a la inscripción de personas físicas, o la ficha 3/CFF, que permite realizar la inscripción mediante Oficina Virtual.
Esto cambia la dinámica de contratación. La persona física empleadora ya no puede concentrar la información de varios trabajadores y enviarla directamente. Cada empleado sin RFC tendrá que participar en el proceso, entregar sus documentos y concluir su inscripción.
¿Cómo puede inscribirse el trabajador al RFC?
Existen dos vías principales.
Inscripción mediante Oficina Virtual
La ficha 3/CFF permite que las personas físicas que únicamente perciban ingresos por salarios realicen su inscripción mediante una sesión virtual.
Para utilizar esta modalidad es necesario agendar una cita, enviar previamente los documentos solicitados y conectarse en la fecha señalada.
Entre la documentación se encuentra el formato de inscripción correspondiente, identificación oficial vigente y comprobante de domicilio. Cuando el trámite es aprobado, la persona recibe por correo electrónico el acuse único de inscripción y su Constancia de Situación Fiscal.
Inscripción presencial
El trabajador también puede acudir a una oficina del SAT mediante cita.
En esa atención presenta la documentación requerida y, una vez concluido el trámite, recibe su RFC y los documentos que acreditan la inscripción. Dependiendo del servicio solicitado y de la documentación disponible, puede aprovechar la visita para tramitar su e.firma.
El impacto directo en el CFDI de nómina
El RFC del trabajador no es un dato decorativo dentro del expediente laboral. Es uno de los elementos centrales para emitir el CFDI de nómina.
En la versión vigente del comprobante deben registrarse correctamente el RFC, nombre completo, CURP, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal del trabajador. Para quienes reciben sueldos y salarios, normalmente se utiliza la clave 605, correspondiente al régimen de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios.
La información capturada debe coincidir con los registros fiscales del receptor. Cuando el RFC no existe, tiene una estructura incorrecta o no corresponde con el nombre y código postal registrados, el timbrado puede ser rechazado.
Además, el CFDI no solamente sirve como recibo para el trabajador. También respalda el pago de salarios, las retenciones efectuadas y la deducción fiscal de la nómina para el empleador.
RFC, CURP, Número de Seguridad Social y alta en el IMSS
Una confusión frecuente consiste en considerar que el RFC, la CURP y el Número de Seguridad Social son equivalentes. Cada dato tiene una función distinta.
La CURP identifica a una persona dentro del registro de población. El RFC la identifica ante la autoridad fiscal. El Número de Seguridad Social permite reconocerla dentro de los sistemas del IMSS.
De igual manera, inscribir a una persona en el RFC no significa darla de alta en el IMSS. Son procedimientos independientes.
La Ley del Seguro Social obliga al patrón, ya sea persona física o moral, a registrarse e inscribir a sus trabajadores, así como a comunicar altas, bajas y modificaciones salariales dentro de los plazos aplicables. La restricción de la ficha 4/CFF no elimina ni suspende esta obligación.
El problema para pequeños empleadores
Las personas morales suelen tener áreas administrativas, personal de recursos humanos, contadores internos o proveedores especializados en nómina. Aunque el trámite puede ser pesado, existe una estructura para reunir datos, preparar archivos y dar seguimiento.
En una persona física, la realidad suele ser distinta.
Pensemos en una dentista que contrata a su primera asistente, un arquitecto que incorpora a un auxiliar, una diseñadora que suma personal administrativo o el dueño de una cafetería que contrata a dos empleados.
La persona física probablemente debe atender clientes, administrar pagos, revisar compras y operar el negocio. Al comenzar la contratación descubre que necesita registro patronal, expedientes, contratos, RFC, Número de Seguridad Social, movimientos afiliatorios, cálculo de ISR y CFDI de nómina.
¿Qué ocurre si el trabajador ya tenía RFC?
En muchos casos, la persona ya se encuentra inscrita porque trabajó anteriormente, abrió una cuenta bancaria, realizó algún trámite fiscal o fue registrada por otro empleador.
En ese supuesto no debe generarse una nueva clave. El RFC es único y acompaña a la persona durante su vida fiscal.
Lo que puede ocurrir es que el trabajador desconozca su clave, no tenga Constancia de Situación Fiscal o presente información desactualizada.
Para consultar datos esenciales existe la Cédula de Datos Fiscales, que permite obtener información como nombre, código postal y régimen fiscal. También puede solicitarse la Constancia de Situación Fiscal mediante los canales habilitados.
Un caso práctico
Mariana es una persona física que presta servicios de diseño de interiores. Debido al crecimiento de sus proyectos, contrata a Luis como auxiliar administrativo.
Luis tiene CURP y Número de Seguridad Social, pero nunca ha trabajado formalmente y no cuenta con RFC.
Mariana puede celebrar el contrato, registrar la relación laboral y presentar el alta correspondiente ante el IMSS. Sin embargo, no puede utilizar la ficha 4/CFF para solicitar la inscripción fiscal de Luis, porque el trámite está limitado a personas morales.
Luis deberá agendar una cita en Oficina Virtual o acudir presencialmente para obtener su RFC.
Una vez concluido el trámite, deberá proporcionar a Mariana la información necesaria para el CFDI de nómina: RFC, nombre completo registrado, CURP, código postal fiscal y régimen correspondiente.
Con esos datos podrá timbrarse la nómina. El recibo deberá reflejar los días efectivamente laborados, percepciones, deducciones, ISR retenido, subsidio para el empleo cuando corresponda y demás información aplicable.
El caso muestra por qué la restricción no es solamente un cambio en el portal. Modifica la coordinación entre la persona física empleadora, el trabajador y el área encargada de la nómina.
¿Por qué todavía existe información contradictoria?
En algunos apartados del portal todavía pueden encontrarse descripciones anteriores del trámite que mencionan a personas físicas y morales como empleadores autorizados para inscribir trabajadores.
Sin embargo, la ficha vigente del Anexo 2 establece únicamente a las personas morales. La primera modificación publicada en julio de 2026 no sustituyó la ficha 4/CFF, por lo que la restricción permanece.
Esta diferencia entre páginas informativas y disposiciones vigentes explica por qué algunos contribuyentes encuentran instrucciones que parecen permitir el trámite, pero al intentar realizarlo descubren que la opción no está disponible para su tipo de RFC.
Para efectos del procedimiento, debe atenderse el contenido vigente de la ficha correspondiente.
¿Puede cambiar nuevamente la ficha 4/CFF?
La restricción se encuentra en una ficha administrativa incluida en la Resolución Miscelánea Fiscal y sus anexos. Por lo tanto, puede modificarse si la autoridad publica una actualización posterior.
También podría crearse un procedimiento específico para personas físicas, incorporarse validación de identidad, solicitar autorización del trabajador o condicionarse el trámite a determinados requisitos fiscales del empleador.
Hasta ahora, la respuesta conocida sostiene que los propios trabajadores pueden tramitar su RFC mediante las fichas 1/CFF o 3/CFF. No se ha anunciado una fecha para reincorporar a las personas físicas empleadoras dentro de la ficha 4/CFF.
Mientras el texto no cambie, la persona física deberá organizar la contratación considerando que el RFC depende de una gestión individual del trabajador.
Conclusión
La ficha 4/CFF vigente permite que las personas morales soliciten la inscripción de sus trabajadores al RFC, pero excluye a las personas físicas empleadoras.
El SAT atribuye la decisión al uso indebido de la facilidad administrativa. Sin embargo, la restricción no reduce las responsabilidades de quienes contratan personal. Una persona física continúa obligada a calcular la nómina, retener ISR, emitir CFDI, registrar a sus trabajadores ante el IMSS y cumplir con las disposiciones laborales aplicables.
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