Cómo Evitarlas y Cumplir con la Ley en México
Introducción
La correcta gestión de la nómina en México es esencial para cumplir con las obligaciones legales y fiscales, y para evitar multas y sanciones que pueden afectar la estabilidad financiera y la reputación de una empresa.
Desde errores en la emisión de CFDI hasta incumplimientos en retenciones de ISR, prestaciones laborales e irregularidades ante el IMSS, las consecuencias pueden ser significativas. En este blog, detallamos las principales multas y sanciones relacionadas con la nómina, sus fundamentos legales y cómo evitarlas.
Índice
1. Multas por omisión o error en la emisión de CFDI de nómina- Multas y sanciones en la nómina
Desde 2017, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) exige que todas las nóminas se emitan en formato de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Las empresas que no cumplan con esta obligación o emitan CFDIs incorrectos pueden enfrentar:
Multas: Entre $400 y $600 MXN por cada CFDI no emitido o emitido con errores, según el Artículo 84 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Rechazo de deducciones fiscales: Los pagos sin CFDI no son deducibles para efectos de ISR.
Invalidez del IVA acreditable: Si los CFDI de nómina no cumplen con los requisitos, la empresa no podrá acreditar el IVA relacionado.
2. Sanciones por errores en las retenciones de ISR
El empleador debe retener el Impuesto Sobre la Renta (ISR) a sus empleados y enterarlo al SAT en los plazos establecidos. Los errores en este proceso pueden resultar en:
Multas: Del 55% al 75% del monto no retenido o retenido incorrectamente, conforme al Artículo 76 del CFF.
Recargos e intereses: Por no enterar las retenciones en tiempo y forma.
Responsabilidad penal: En casos graves, el incumplimiento puede considerarse un delito fiscal.
3. Multas por incumplir con prestaciones laborales
La Ley Federal del Trabajo (LFT) garantiza prestaciones mínimas como vacaciones, aguinaldo y prima vacacional. Si estas no se otorgan correctamente:
Multas: De 50 a 5000 veces el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) por cada trabajador afectado, según el Artículo 994 de la LFT.
Demandas laborales: Los trabajadores pueden exigir pagos retroactivos e indemnizaciones.
4. Sanciones por irregularidades en el registro ante el IMSS
Registrar correctamente a los empleados en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una obligación básica. Las irregularidades pueden generar:
Multas: Del 40% al 100% de las cuotas no pagadas por registro extemporáneo, conforme al Artículo 304-A de la Ley del Seguro Social (LSS).
Sanción por salario base falso: Multas del 20% al 150% de las diferencias detectadas.
Clausura de la empresa: En casos graves, el IMSS puede proceder con sanciones mayores.
5. Multas por exceder las jornadas laborales y horas extras
El pago incorrecto de horas extras o exceder los límites legales puede resultar en:
Multas: De 250 a 5000 veces la UMA por incumplir con las disposiciones de la LFT, según el Artículo 1004-C de la LFT.
Conflictos laborales: Los trabajadores pueden demandar por horas extras acumuladas no pagadas.
6. Auditorías fiscales y laborales
Un manejo incorrecto de la nómina puede detonar auditorías por parte del SAT, IMSS o la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), lo que implica:
Revisión retroactiva: Hasta 5 años fiscales y laborales.
Multas acumulativas: Por cada error o incumplimiento detectado.
Incremento de fiscalización: Mayor supervisión en periodos futuros.
Conclusión
Gestionar la nómina de manera adecuada es indispensable para evitar multas y sanciones en México. Cumplir con las disposiciones fiscales y laborales no solo protege a la empresa de sanciones económicas, sino que también fomenta una relación laboral sólida y transparente. Implementar un sistema de nómina eficiente asegura el cumplimiento de la ley y promueve el bienestar de los empleados.
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