Registro electrónico de jornada laboral: ¿tendrás que actualizar los contratos de tus trabajadores antes de 2027?
El reloj checador está por adquirir mucho más peso dentro de las relaciones laborales. A partir de 2027, las empresas alcanzadas por la nueva obligación deberán registrar electrónicamente la jornada de sus trabajadores, incluyendo la hora de inicio y de término. Además, esa información podrá ser solicitada por la autoridad y llegar a utilizarse como prueba dentro de un conflicto laboral.
La reforma forma parte de los cambios relacionados con la reducción gradual de la jornada laboral en México y obliga a las empresas a revisar desde ahora cómo controlan horarios, asistencias y tiempo extraordinario.
Aquí surge una pregunta bastante lógica: si la empresa comienza a utilizar un registro electrónico de jornada, ¿también tiene que modificar los contratos de sus trabajadores?
La respuesta requiere un poco de contexto.
Índice
Qué cambia con el registro electrónico de jornada laboral
¿Se tienen que actualizar los contratos laborales?
Qué conviene establecer por escrito
Qué otros documentos laborales pueden requerir ajustes
Qué pasa con las horas extra
Trabajadores remotos e híbridos
Cuándo comienza la obligación
Qué sanciones contempla la reforma
¿Qué cambia con el registro electrónico de jornada laboral?
Con esta disposición se establece la obligación patronal de registrar electrónicamente la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo el horario de inicio y finalización, así como proporcionar esta información a la autoridad laboral cuando sea requerida.
Pensemos en una PyME que actualmente utiliza una libreta, una hoja de Excel o incluso mensajes enviados por WhatsApp para controlar quién llegó, a qué hora salió y cuánto tiempo permaneció trabajando.
Con las nuevas disposiciones, las empresas deberán prepararse para contar con mecanismos electrónicos que permitan respaldar adecuadamente esa información.
Además, la propia reforma señala que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social deberá emitir disposiciones generales para determinar el ámbito de aplicación y las excepciones correspondientes.
Entonces, ¿hay que actualizar los contratos de los trabajadores?
La reforma establece directamente la obligación de llevar el registro electrónico, mientras que la forma en que este mecanismo quedará documentado dentro de cada relación laboral merece atención especial.
Una alternativa es realizar un convenio modificatorio o addendum al contrato individual de trabajo, mediante el cual trabajador y patrón reconozcan el mecanismo que utilizarán para registrar la jornada.
Esto tiene una razón bastante concreta.
La propia Ley Federal del Trabajo establece que el contenido del registro electrónico hará prueba plena cuando se acredite que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora.
El convenio modificatorio permite dejar esa información documentada sin necesidad de rehacer desde cero todos los contratos de la plantilla.
¿Qué debería establecerse por escrito?
Cada empresa tendrá que adaptar sus documentos a su propia operación porque controlar la jornada de diez empleados administrativos en una oficina resulta muy distinto a hacerlo con personal en campo, trabajadores remotos o colaboradores distribuidos entre varias sucursales.
Sin embargo, el documento puede establecer aspectos como el medio electrónico utilizado para registrar la jornada, el procedimiento para registrar entrada y salida, la manera de reportar incidencias y las reglas aplicables cuando exista trabajo extraordinario.
La idea es que exista congruencia entre lo que dice el contrato y lo que realmente sucede diariamente.
Supongamos que un trabajador tiene establecido un horario de 9:00 a 18:00 horas y la empresa utiliza una plataforma electrónica para controlar asistencia. Si el procedimiento indica que debe registrar su entrada al comenzar labores y nuevamente cuando termine, esa dinámica puede quedar reconocida dentro del convenio.
De esta manera, tanto la empresa como el trabajador saben cuál será el registro que respaldará la jornada.
El contrato individual será solamente una parte de la revisión
La llegada del registro electrónico también puede impactar otros documentos laborales.
Por ejemplo, una empresa puede tener reglas sobre retardos dentro de su Reglamento Interior de Trabajo, mientras que su política interna de asistencia establece un procedimiento distinto. Al implementar un sistema electrónico conviene revisar que esas disposiciones coincidan.
Cuando exista un contrato colectivo de trabajo, el nuevo esquema puede requerir coordinación con la representación sindical, especialmente cuando el mecanismo electrónico de control forme parte de las condiciones mediante las cuales se administra la jornada.
El registro electrónico también pone la lupa sobre las horas extra
Este será probablemente uno de los temas que más atención genere.
Imaginemos que la jornada de una persona termina a las 18:00 horas, pero el registro electrónico muestra constantemente salidas a las 20:00 o 21:00 horas.
Naturalmente, esos registros pueden convertirse en información relevante cuando exista una controversia relacionada con tiempo extraordinario.
Por eso también será conveniente establecer cómo se autoriza el trabajo fuera de la jornada ordinaria.
Si un supervisor necesita que una persona permanezca después de su horario, la empresa debería contar con un procedimiento claro para solicitar y registrar ese tiempo.
Esto cobra todavía más importancia considerando que la reforma también modificó las reglas relacionadas con la jornada extraordinaria y estableció límites específicos dentro de la transición hacia la jornada de 40 horas.
El registro electrónico hará mucho más visible la diferencia entre el horario pactado y las horas efectivamente trabajadas.
Para una empresa que maneja nómina, esto también implica revisar que los registros de asistencia tengan relación con el pago correspondiente de tiempo extraordinario.
¿Qué pasa con los trabajadores remotos o híbridos?
Aquí el tema se vuelve particularmente interesante.
Muchas empresas ya tienen personas que trabajan algunos días desde casa y otros desde la oficina. También existen puestos comerciales, administrativos o de supervisión donde la persona pasa buena parte de su jornada fuera del centro de trabajo.
Por eso, el mecanismo de registro tendrá que adaptarse a la realidad de cada puesto.
Una empresa podría utilizar una plataforma web para registrar inicio y término de jornada, mientras que otra podría hacerlo mediante una aplicación empresarial.
Además, el decreto establece que la STPS deberá emitir las disposiciones generales que determinen el alcance y las posibles excepciones de esta obligación, por lo que las empresas tendrán que seguir la publicación de dichas reglas antes de definir definitivamente sus procesos internos.
¿Cuándo será obligatorio el registro electrónico?
La reforma fue publicada el 1 de mayo de 2026, pero las disposiciones generales relacionadas con el registro electrónico deberán entrar en vigor a partir del 1 de enero de 2027.
El decreto establece expresamente que el periodo comprendido entre el 1 de mayo y el 31 de diciembre de 2026 permitirá a trabajadores y empleadores realizar los ajustes necesarios en sus procesos.
Durante 2026 permanece en 48 horas semanales; en 2027 será de 46 horas; en 2028 bajará a 44 horas; en 2029 llegará a 42 horas y finalmente, en 2030, alcanzará las 40 horas semanales.
¿Habrá multas por incumplir con el registro electrónico?
Sí.
La reforma adicionó la fracción IV Bis al artículo 994 de la Ley Federal del Trabajo para establecer una sanción específica relacionada con esta obligación.
El incumplimiento de la fracción XXXIV del artículo 132 podrá generar una multa de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA).
Además del aspecto económico, existe otro elemento que merece atención: la información generada por estos sistemas puede adquirir relevancia dentro de inspecciones y procedimientos laborales.
Por esta razón, la tecnología que utilice la empresa deberá permitir conservar registros suficientemente confiables respecto de las jornadas realizadas.
¿Qué deberían revisar las empresas durante 2026?
Antes de pensar únicamente en comprar un reloj checador nuevo, conviene analizar cómo funciona actualmente la jornada dentro de la empresa.
Hay negocios donde el horario establecido en el contrato lleva años sin coincidir con el horario real. También existen empresas donde las horas extra se autorizan verbalmente, las incidencias se reportan por WhatsApp y Recursos Humanos termina reconstruyendo la asistencia cuando llega el cierre de nómina.
Con el registro electrónico, esas diferencias serán mucho más visibles.
Por eso, durante estos meses puede resultar conveniente revisar los contratos individuales de trabajo, el Reglamento Interior de Trabajo, las políticas de asistencia y los procedimientos relacionados con tiempo extraordinario.
Después podrá definirse el sistema tecnológico que mejor se adapte a la operación.
Dicho de otra forma, primero hay que entender cómo se administra realmente la jornada dentro de la empresa y posteriormente documentar el procedimiento que respaldará esa operación.
Conclusión
El registro electrónico de jornada laboral será uno de los cambios que acompañarán la reducción gradual de la jornada en México a partir de 2027.
La Ley Federal del Trabajo establece que los patrones deberán registrar electrónicamente la hora de inicio y finalización de la jornada y entregar esa información a la autoridad cuando sea requerida. Además, dichos registros podrán tener valor probatorio cuando se acredite que el mecanismo fue acordado entre trabajador y empleador.
Por eso, revisar los contratos laborales durante 2026 tiene bastante sentido.
En muchos casos podrá utilizarse un convenio modificatorio o addendum para establecer cómo se realizará el registro electrónico, cómo deberán reportarse las incidencias y cuál será el procedimiento aplicable al tiempo extraordinario.
También habrá que revisar reglamentos, políticas internas y esquemas aplicables a trabajadores remotos o híbridos.
El 1 de enero de 2027 puede parecer todavía lejano, pero cuando una empresa tiene decenas o cientos de trabajadores, modificar documentos, definir procedimientos e implementar un sistema de control de jornada puede tomar varios meses.
Empezar durante 2026 permite llegar al nuevo esquema con la operación mucho más ordenada.
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